1. Verantwortlicher

OS KEP Services Inh. Svyetlorusov Oleksandr
Inhaber: Oleksandr Svyetlorusov
Untergrüner Straße 152
58644 Iserlohn
Deutschland
Telefon: +49 176 55032479
E-Mail: info@os-kep-services.de

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies für den Betrieb der Website, die Bereitstellung des Systems, die Auftragsabwicklung, die Kommunikation, die Nachweisführung und die IT-Sicherheit erforderlich ist.

• Aufruf der Website und des Systems: Verarbeitung technischer Verbindungsdaten und Server-Logdaten zur Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit des Angebots.
• Nutzung des Portals: Verarbeitung von Benutzer-, Rollen-, Kontakt-, Adress-, Auftrags-, Status- und Nachweisdaten zur Verwaltung und Durchführung von Transportaufträgen.
• Fahrerfunktionen: Verarbeitung von Statusmeldungen, hochgeladenen Fotos, Dokumenten und – soweit im jeweiligen Vorgang freigegeben und technisch übermittelt – Standortdaten.
• Öffentliche Sendungsverfolgung: Anzeige transportbezogener Statusinformationen für berechtigte Empfänger anhand der jeweiligen Sendungsnummer.
• Kontaktaufnahme: Verarbeitung der mitgeteilten Daten zur Bearbeitung von Anfragen per E-Mail oder Telefon.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags erforderlich ist, sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen an einem sicheren und funktionierenden Betrieb des Systems. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

3. Kategorien verarbeiteter Daten

Je nach Nutzung verarbeiten wir insbesondere Stammdaten, Kommunikationsdaten, Benutzer- und Rollendaten, Unternehmens- und Adressdaten, Auftrags- und Sendungsdaten, Statushistorien, Nachweisfotos, Dokumentenscans, Protokolldaten sowie gegebenenfalls Standortdaten.

4. Empfänger und Dienstleister

Empfänger der Daten sind nur diejenigen Stellen, die diese zur Vertragserfüllung, Systemnutzung oder technischen Betreuung benötigen. Innerhalb des Systems erhalten nur berechtigte Benutzer Zugriff entsprechend ihrer Rolle.

Das Hosting erfolgt über ALL-INKL. Weitere externe Tools oder Drittplattformen sind nach derzeitigem Stand nicht eingebunden, soweit sie nicht im Einzelfall gesondert angegeben werden.

5. Öffentliche Sendungsverfolgung

In der öffentlichen Sendungsverfolgung werden ausschließlich transportbezogene Statusmeldungen mit Datum, Uhrzeit und Ort bzw. PLZ/Ort angezeigt. Interne Notizen, Zugangsdaten, vollständige GPS-Koordinaten und nicht freigegebene interne Informationen werden dort nicht veröffentlicht.

6. Cookies, Sessions und technische Bereitstellung

Für den Betrieb des geschützten Portalbereichs können technisch erforderliche Session-Funktionen verwendet werden. Diese dienen ausschließlich der sicheren Anmeldung, der Sitzungsverwaltung und der technischen Bereitstellung des Systems.

7. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Geschäfts- und abrechnungsrelevante Daten können daher im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben länger gespeichert werden. Nicht mehr erforderliche Daten werden gelöscht, sofern keine gesetzlichen oder berechtigten Gründe entgegenstehen.

8. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

9. Sicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, rollenbezogene Berechtigungen, geschützte Speicherbereiche und Maßnahmen zur Absicherung des laufenden Systembetriebs.

10. Stand dieser Datenschutzhinweise

Stand: 12.03.2026